DirectumRX: Договоры
Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.
DirectumRX: управление договорами (3:25)
DirectumRX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств и обеспечивает:
- создание проектов договорных документов на основе готовых шаблонов;
- согласование и подписание документов внутри организации в установленные сроки;
- своевременную отправку контрагентам договорных документов и контроль их возврата;
- контроль исполнения договоров в отведенные сроки;
- хранение входящих счетов на оплату, их согласование и отслеживание состояния.
Подготовка договоров
В DirectumRX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации.
Карточка договора
Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, его номер сформируется автоматически.
Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту документов. Цепочка связанных документов отображается прямо в карточке договора:
Комплект документов по договору
Все созданные договоры и дополнительные соглашения находятся в реестре договоров. Используйте панель фильтрации, чтобы быстро найти нужные документы.
Реестр договоров
Согласование договорных документов
Для каждого вида договорных документов настраиваются правила согласования. В правиле указываются этапы, сроки и участники в соответствии с внутренними регламентами компании.
Схема правил согласования договоров
Создать правило согласования документов помогут обучающие видеоролики DirectumRX.
При отправке договора на согласование достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.
Задание на согласование договора по регламенту
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Лист согласования
Отправка договора контрагенту и контроль возврата
Для отправки документа контрагенту в рамках согласования по регламенту формируется специальное задание. А благодаря интеграции с сервисами обмена можно в пару кликов отправить договор контрагенту прямо из задания.
Вся информация об отправке документов автоматически фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать, где сейчас находится документ и когда необходимо проконтролировать его возврат:
Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа
Для контроля возврата документа от контрагента также формируется свое задание. Благодаря этому вы не забудете проконтролировать своевременный возврат.
Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, вы найдете в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис обмена, по почте или с курьером.
Контроль исполнения договоров
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Укажите ответственного, срок и количество дней на выполнение:
Контрольные точки исполнения работ по договору
По каждой контрольной точке формируется задание:
Задание на исполнение работ по договору
После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически добавится отметка о завершении работ. Таким образом в системе всегда будет актуальная информация о ходе работ по договору.
Контроль завершения срока действия договора
За несколько дней до завершения срока действия договора в системе придет уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это будет указано в уведомлении. Так вы в срок закончите работы по договорам и заблаговременно начнете работы по продлению.
Быстро найти все договоры, у которых приближается срок завершения, можно в списке «Договоры на завершении».
Список «Договоры на завершении»
Оптимизируйте договорную работу с DirectumRX
Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:
- упрощение подготовки проектов договоров;
- сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации;
- своевременную отправку контрагентам и контроль возврата договорных документов;
- упрощение контроля за исполнением и сроками действия договорных документов;
- быстрый поиск договоров и всего комплекта документов по договору.