DirectumRX: Документы
DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.
Хранение и поиск документов в DirectumRX (0:59)
Создание документов
В DirectumRX существует несколько типов документов, для которых разработаны карточки с набором необходимых реквизитов.
Окно выбора типа документа
Создать документ можно из шаблона, загрузить его из файла или со сканера.
Шаблоны настраиваются по внутренним правилам организации. Автозаполнение текста в шаблонах позволяет автоматически подставлять в тело документа реквизиты и данные из системы.
Чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop). А при сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые.
Окно сканирования документа
Для обеспечения необходимого уровня безопасности и конфиденциальности, каждому электронному документу назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.
С технической точки зрения пользователи работают со ссылками на документы, в то время как сами документы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут находиться в нескольких папках, при этом в каждой папке пользователь будет работать с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.
Для быстрого доступа к документам по одной тематике их можно связывать между собой. Например, связать договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. На закладке «Связи» можно посмотреть их цепочку, там же создавать и необходимые документы.
Связи документа
Версии, история, контроль бизнес-процессов
Каждый документ может иметь неограниченное количество версий разных форматов. Версионность позволяет отслеживать актуальность содержащейся в документе информации и внесенные изменения на каждой стадии его жизненного цикла, помогает избежать накопления дублей документов.
Версии документа
Также в DirectumRX ведется история работы с документами: кто и когда их просматривал или изменял, настраивал права доступа или подписывал. Если действие выполнил замещающий сотрудник, информация об этом также фиксируется в истории.
История работы с документом
На специальной закладке «Задачи» отображается состояние инициированных по документу процессов (задач, поручений) и результатов их исполнения.
Закладка «Задачи»
Электронная подпись
В DirectumRX реализована возможность подписания документов электронной подписью (ЭП): визирующей и утверждающей. Визирующая подпись свидетельствует о том, что пользователь, подписавший документ, с ним ознакомился (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий (как правило топ-менеджмент) и свидетельствует об окончательном утверждении документа.
Электронные подписи документа
На время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого в DirectumRX настраивается право подписи и условия (например, ограничение по сумме и виду документа), указывается доверенность или приказ, на основании которых оно предоставлено.
Утверждающая ЭП, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.
Поиск документов
Документ и любой объект системы можно найти по набору реквизитов, а также по тексту содержимого. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры. Критерии уже заданного поиска всегда можно изменить, т. е. нет необходимости всякий раз инициировать новый процесс.
Поиск документов
Автоматизируйте документооборот с DirectumRX
DirectumRX позволяет построить эффективную работу с документами за счет:
- гибкой поддержки жизненного цикла и актуальности состояния документов;
- быстрого занесения информации в систему;
- надежного хранения документов, в том числе в разных форматах;
- соблюдения конфиденциальности доступа к документам, предотвращения потери документов;
- ведения версионности и истории работы с документом;
- контроля бизнес-процессов, в которых задействован документ;
- применения ЭП;
- быстрого поиска необходимой информации.