DirectumRX: Обмен с контрагентами
Системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируют внутренние процессы компании — согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа с документами не заканчивается, их также необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание.
DirectumRX поможет вам выйти на новый уровень развития ECM — автоматизировать электронный обмен документами с контрагентами. Это позволит удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.
DirectumRX: Обмен с контрагентами (2:02)
В DirectumRX уже встроена возможность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы Synerdocs и Диадок. При этом юридическая значимость обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы обработки документов соответствуют требованиям законодательства РФ.
Если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, вам достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. Вы можете получать документы из всех сервисов, с которыми настроен роуминг, а отправлять — только в один.
Актуальные тарифы на обмен электронными документами смотрите на сайтах сервисов: Synerdocs, Диадок.
Подключение к электронному обмену
Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке. Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в DirectumRX настроить абонентский ящик для взаимодействия с ним.
Чтобы документы из сервисов обмена сразу поступали в нужное подразделение, просто добавьте подразделения в сервисе обмена. В системе для них автоматически создадутся свои абонентские ящики. Так контрагенты смогут напрямую отправлять, например, первичные документы в бухгалтерию, а договорные в юридический отдел.
Чтобы начать обмен электронными документами с контрагентами, отправьте им приглашения или сами примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента, при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.
Отправка документов через сервисы обмена
После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из СЭД. Это снижает риск ошибок при переключении между интерфейсами нескольких систем.
Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в DirectumRX.
Если нужно подписать документ электронной подписью и заполнить информацию о продавце до отправки контрагентам, импортируйте его вручную из учетной системы в DirectumRX. При подписании информация о продавце заполнится автоматически.
Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов. Если требуется подписание контрагентом — это будет отражено в карточке:
После того как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.
Обработка поступивших документов
Все документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. Для каждого пакета документов формируется задание на обработку:
Задание получает сотрудник, ответственный за обработку документов от контрагентов. Он проверяет документы, отправляет на согласование, подписание или рассмотрение. Также можно переадресовать задание другому сотруднику или отправить отказ.
При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных документах:
Для подтверждения подлинности в формализованные документы автоматически на каждую страницу добавляются штампы с номером страницы и идентификатором документа в сервисе. А на последнюю страницу – штамп визуализации электронных подписей:
Договоры и другие неформализованные документы для удобного просмотра преобразуются в формат PDF. В соответствии с требованиями ФНС, для подтверждения юридической значимости на них также ставятся штампы. При этом вы всегда можете открыть содержимое неформализованного документа в том формате, в котором он занесен в систему:
Прямо из DirectumRX есть возможность быстро найти и открыть в сервисе обмена документ, поступивший от контрагента или отправленный ему:
Возврат документов контрагенту
Подписать или отказать в подписании документа, поступившего от контрагента, можно прямо из карточки, указав результат во всплывающем окне. А после возврата контрагенту легко отследить, в каком состоянии находится документ:
Контроль завершенности документооборота
Для завершения документооборота в системе ежедневно ищутся документы, по которым еще не отправлены служебные документы. Если они есть, формируется задание для ответственного за абонентский ящик нашей организации. Выполнив задание, он в один клик подтвердит получение документов. А если у него нет сертификата ЭП, который нужен для формирования служебных документов, задание можно переадресовать сотруднику с подходящим сертификатом.
Убедиться в том, что все необходимые служебные документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета «Протокол электронного обмена». Он содержит текущее состояние документооборота и всю цепочку полученных и отправленных служебных документов:
Бизнес-эффект
DirectumRX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными документами, а также позволит:
- доставлять документы за несколько минут;
- сократить время на обработку и доставку документов;
- обеспечить гарантию доставки документов;
- организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с контрагентами;
- контролировать возврат документов;
- обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;
- контролировать завершенность документооборота;
- легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в привычный интерфейс системы.
Если сервисы обмена в компании уже используются, DirectumRX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее согласование.