DirectumRX: Делопроизводство

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают как в электронном, так и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и контроль исполнения постоянно затягиваться.

DirectumRX: Делопроизводство (4:13)

Модуль «Делопроизводство» упрощает ежедневную работу с документацией и позволяет:

• регистрировать входящую, исходящую корреспонденцию и внутренние документы;
• организовать рассмотрение входящих документов руководителем;
• контролировать исполнение поручений и указаний руководства;
• помещать документы в дело согласно принятой в организации номенклатуре дел;
• контролировать выдачу бумажных экземпляров документов сотрудникам компании;
• контролировать возврат документов от корреспондентов.

DirectumRX предусматривает ведение номенклатуры дел и журналов регистрации в соответствии с нормами российского делопроизводства.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. DirectumRX предоставляет удобные инструменты для их занесения в систему. Например, электронные документы, вложенные в письма Microsoft Outlook, просто «перетаскиваются» в систему (drag&drop), а бумажные заносятся с помощью сканера.

Дальше документ регистрируется за пару кликов:

Журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации.

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение документов

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

• выносит резолюцию;
• принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
• создает поручения и отправляет на исполнение;
• переадресует задание другому сотруднику.

Вынесение резолюции руководителем

Помощнику руководителя DirectumRX также позволяет создавать проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.

Задание на исполнение поручения

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Система также предоставляет удобные инструменты для мониторинга работ по поручениям:

• отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период;
• список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
• закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению;
• виджеты для мониторинга исполнительской дисциплины сотрудников и отслеживания поручений на контроле.

Согласование и подписание документов

Для создания исходящих и внутренних документов в системе есть шаблоны, в которых данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Дальше документы отправляются на согласование: достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в DirectumRX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после согласования из карточки приказа, распоряжения или постановления доступно создание задачи на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

• быстро формировать бланк сотрудникам под подпись – составлять список вручную уже не придется;
• сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Отправка писем корреспондентам

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из DirectumRX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

DirectumRX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с DirectumRX

DirectumRX упрощает ежедневную работу с документацией:

• сводит риск потери документов к минимуму;
• сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
• повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
• ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

Все модули